CRM & Otomasyon

CRM çalışmasını gerektiğinde Kurumsal Web Sitesi ve Dijital Reklam çalışmalarıyla aynı akışta ele alır, bilgi akışını ve sorumlulukları baştan netleştiririz. Çalışmaya iş akışınızı dinleyerek başlarız: hangi bilgi kaydedilecek, iş kimde olacak, hangi adım otomatikleşecek. Araç seçimi bu cevaplardan sonra gelir.

CRM ihtiyacınızı konuşalım

CRM, müşteri ilişkileri yönetimidir. Amacımız, bir başvurunun sahibini, aşamasını ve kapanış durumunu tek kayıttan okuyabilmenizi sağlamaktır. Otomasyon ise tanımlı bir koşul oluştuğunda kararlaştırılmış bir işlemin kendiliğinden başlamasıdır. Örneğin yeni başvuru geldiğinde sorumluya görev atanır.

Başlangıç noktamız yazılım listesi değil, günlük işin nasıl ilerlediğidir. Talep geldikten sonra kimin sorumluluk aldığını, hangi bilginin nereye yazıldığını ve dosyanın ne zaman kapandığını birlikte çıkarırız. İlk çıktı, kurumunuzun üzerinde karar verebileceği bir süreç taslağıdır. Bazı işlerde en doğru çözüm yeni yazılım değil, mevcut görevlerin yeniden düzenlenmesidir. Bunu da açıkça söyleriz.

Başvurular web formu, reklam, telefon, e-posta veya WhatsApp üzerinden gelebilir. Kapsamı, kurumunuzun mevcut başvuru akışına göre belirleriz.

Web formundan başvuru alıyorsanız Kurumsal Web Sitesi kapsamındaki form alanlarını ve veri akışını inceler, uygun iyileştirmeleri ve karar verilmesi gereken noktaları belirleriz. Şu sorulara yanıt ararız:

• Formun hangi alanları topladığı ve hangilerinin gerçekten gerekli olduğu
• Kurumunuzun belirlediği aydınlatma metni ve onay gereksinimlerinin formda nasıl sunulacağı ve kayıtta nasıl tutulacağı
• Kaydın kime ulaştığı ve hangi duruma girdiği
• Verinin hedef sisteme hangi yolla aktarılabileceği
• Aktarım başarısız olursa kimin, nerede haberdar olacağı

Form altyapısını ve hedef sistemi birlikte değerlendirir; doğrudan entegrasyon, dosya aktarımı veya kontrollü elle kayıt seçeneklerinin teknik uygunluğunu karşılaştırırız. Seçilen yöntem için karar ve deneme kapsamını yazılı hâle getiririz.

Hangi elle girişler azaltılabilir? Formdan gelen bilginin e-postadan kopyalanıp tabloya yazılması, başvurunun kime ait olduğunun tek tek sorulması ve yeni kaydın sorumluya elle iletilmesi bu yapılandırmanın hedeflediği adımlardır. Bunlar zaman alır ve hataya açıktır. Her biri için hangi alanın nereye taşınacağı ve hangi görevin otomatik açılacağı yazılı olarak tanımlanır.

Dijital Reklam çalışmasından gelen bir başvurunun hangi kaynaktan geldiği kayıtta görünürse reklam bütçesinin neye dönüştüğünü okumak kolaylaşır. Kaynak bilgisinin mevcut altyapıda forma ve kayda taşınıp taşınamayacağını inceler, teknik olarak mümkünse kayıt alanlarına ve izleme adımlarına ilişkin uygulama planı hazırlarız. Kaynağı kayıtta olmayan başvuru tahminle bir kanala bağlanmaz. Kaynak alanı bu nedenle baştan tanımlanır.

Reklam yönetimi ve CRM ayrı kapsamlardır. İhtiyacınıza göre birlikte ya da ayrı ayrı planlanabilir.

WhatsApp, telefon ve e-posta kanalları için hesap erişimleri ve kullanılabilir bağlantı yöntemleri görüldükten sonra kurulum gerekip gerekmediğine birlikte karar veririz. Mesaj geçmişinin taşınması ve otomatik yanıt gibi seçenekler bu karara göre belirlenir. Görüşmenin tamamını taşımak yerine, sorumlunun kısa bir takip notu girdiği sade bir yapı, izlenebilir bir başlangıç oluşturabilir. Kurumunuzun hukuki değerlendirmesiyle belirlediği bilgilendirme ve onay gereksinimlerinin kayıt akışında nasıl tutulacağını planlarız.

Aynı mantık farklı ihtiyaçlara uyarlanır. Bunlar hazır modül değil, görüşmede seçebileceğiniz kapsam örnekleridir:

• Okullar: Aday veli başvurusunun görüşme ve kayıt kararı boyunca izlenmesi. Başvuru ve kesin kayıt ayrı durumlar olarak tanımlanır. Mevcut okul yönetim sisteminde hangi işlerin yürüdüğünü inceler, başvuru takibini bu düzenin eksik kalan adımlarına göre planlarız. Eğitim kurumlarına dair diğer başlıklar için Eğitim Ajansı sayfasına bakabilirsiniz.
• Satış ekipleri: Aday müşteri takibi, görüşme notu ve sonraki görev ayrımı.
• Kurum içi talepler: Talebin açılması, sorumluya iletilmesi ve tamamlandığının kimin tarafından onaylanacağı.

Hepsini aynı anda kapsamak gerekmez. Tek bir iş akışıyla başlamak, hangi alanlara ve sorumlulara ihtiyaç olduğunu en net gösteren yoldur.

Yazılı kapsamda şu çıktıları hazırlarız: süreç haritası, kayıt alanları listesi, kullanıcı erişim taslağı, bağlantı değerlendirmesi ve deneme senaryoları. Hangilerinin gerektiği görüşmede birlikte belirlenir.

Tek bir platforma bağlı değiliz; mevcut araçlarınızı, kullanıcı ihtiyaçlarını ve erişim koşullarını değerlendirip seçenekleri karşılaştırırız. Zaten kullandığınız bir sistem uygunsa bu sistem için teknik olarak uygulanabilir bir çalışma kapsamı hazırlarız. Uygulama kararı verildiğinde hesap erişimini kimin sağlayacağı, deneme sonucunu kimin onaylayacağı ve hata durumunda kimin devreye gireceği baştan yazılı hale gelir. Deneme yapılacaksa kişisel veri içermeyen örnek kayıtların kullanılmasını öneriyoruz.

Raporlama, kayda girilen alanlara dayanır; bu yüzden alanları baştan tanımlarız. Başvuru sayısı, görüşme durumu ve kapanış bilgisi için her alanın anlamı yazılır. Aynı kişinin tekrar başvurusunun ayrı kayıt mı yoksa mevcut kaydın devamı mı sayılacağı da bu aşamada belirlenir. Sonucu girilmemiş görüşmeler “vazgeçti” olarak değil, “bilinmiyor” olarak ayrı gösterilir. Reklamdan gelen başvuru ile sonraki kaydın ilişkilendirilip ilişkilendirilemeyeceğini, mevcut veri alanları ve izinler üzerinden değerlendiririz. Böylece raporlar sizin tanımladığınız net alanlardan okunur.

Klasik otomasyonlar çoğunlukla önceden tanımlanan kurallar ve tetikleyiciler üzerinden ilerler. Yankı Ötesi olarak iş süreçlerinize uygun yapay zekâ ajanlarının kurulumu ve mevcut sistemlerle bağlantısı için teknik çalışma yürütüyoruz. Bir yapay zekâ ajanı, sadece soru cevaplayan bir sohbet botu değil; tanımlı izinlerle araçları kullanabilen, uygun dosyaları inceleyebilen ve karar önerileri hazırlayabilen bir yazılım sistemidir. Bu sistemlerin temel amacı, tekrarlayan veri girişlerini azaltmak, karmaşık belgelerden anlamlı çıktılar üretmek ve ekiplerinizin daha stratejik işlere odaklanmasını sağlamaktır. Her kurumun teknolojik olgunluğu ve veri gizliliği hassasiyeti farklı olduğu için, tek bir platformu dayatmak yerine ihtiyaca uygun mimariyi kurguluyoruz.

Kurulumla hangi işleri yönetebilirsiniz?

Yapay zekâ ajanları, yapılandırılmamış bilgilerin yoğun olduğu belirli süreçlerde iş yükünü azaltmaya yardımcı olabilir. Teknik uygunluğu ve erişim izinleri doğrulanan projelerde şu kullanım senaryoları değerlendirilebilir:

• Rapor Hazırlama ve Analiz: Farklı kaynaklardan gelen ham verilerin toplanması, sentezlenmesi ve belirli bir formatta periyodik raporlara dönüştürülmesi.
• İçerik İş Akışı Yönetimi: Ham fikirlerin veya anahtar kelimelerin, marka diline uygun taslaklara dönüştürülüp ilgili onay mekanizmalarına iletilmesi.
• CRM Takip ve Veri Zenginleştirme: Gelen başvurular için önceliklendirme önerileri hazırlamak ve uygun CRM bağlantılarıyla izin verilen kayıt alanlarını güncellemek.
• Dosya ve Kanıt Analizi: Teknik olarak desteklenen belge ve görsel türlerinin belirlenen ölçütlere göre incelenmesi, kontrol listesi oluşturulması ve dosyaların sınıflandırılmasına yardımcı olunması.

Kurulum kapsamına göre kararlaştırılabilecek teknik çıktılar şunlardır:

• İş akışının haritalandırılması ve ajan rolünün tanımlanması.
• Seçilen SDK veya arayüz üzerinden teknik konfigürasyon.
• Belirli izinlerle sınırlandırılmış dış sistem entegrasyonları.
• Kontrollü test senaryolarının uygulanması ve sistem dokümantasyonu.

Teknoloji seçimi ve güvenli entegrasyon

Teknik altyapı için Claude Agent SDK, Hermes Agent veya OpenClaw seçeneklerini projenin gereksinimlerine göre değerlendiriyor; uygun bulunan sistemin kurulum ve yapılandırma kapsamını belirliyoruz. Sistemin kurum içi bilgisayarda, sunucuda veya bulutta çalışması; seçilen modelin veri işleme koşulları, bağlantı gereksinimleri ve kurumun güvenlik politikaları değerlendirilerek kararlaştırılır. Güvenlik tasarımında en az yetki ilkesini esas alır, erişimleri görevle sınırlayacak kuralları belirler ve kontrollü testlerle sınarız.

Entegrasyon sürecinde dikkat ettiğimiz kritik hususlar şunlardır:

• Kişisel veriler ve KVKK: İşlenecek veri türleri, erişim yetkileri, kullanılan sağlayıcıların veri aktarım ve saklama koşulları kurumun hukuki ve teknik sorumlularıyla değerlendirilir. Kurulum tek başına hukuki uyum garantisi oluşturmaz.
• Hesap ve erişim sahipliği: Mümkün olan durumlarda kurumun kendi hesaplarıyla çalışırız. API anahtarlarının yönetimi, kullanıcı yetkileri ve destek erişimleri yazılı kapsamda kararlaştırılır.
• API maliyetleri: Model sağlayıcılarının kullanım bedelleri, kurulum ve destek ücretlerinden ayrı kalemler olarak teklif aşamasında açıklanır; ödemeyi kimin yapacağı sözleşmede belirlenir.

Başlangıç, test ve destek

Bir yapay zekâ ajanının devreye alınması, “kur ve unut” şeklinde ilerleyen bir süreç değildir. Öncelikle sınırlı bir pilot iş akışı seçilir; ajan bu kapsamda yapılandırılır ve örnek senaryolarla test edilir. Hassas veri aktarımı, içerik yayımlama veya dış sistemlerde değişiklik gibi kritik adımlar için kapsamına uygun insan onayı ve geri alma mekanizmaları planlanır. Hangi işlemlerin otomatik yürütülebileceği, hangilerinin onaya bağlanacağı önceden belirlenir.

Sözleşmede yer alması durumunda kullanım ve hata kayıtları üzerinden performans değerlendirmesi, istem iyileştirmeleri, sağlayıcı güncellemelerine uyarlama ve bakım desteği de sunulur. Teklif kapsamı, iş akışı sayısı, kurulacak ajanlar, bağlantıların teknik uygunluğu, test süresi ve istenen destek düzeyine göre belirlenir.

Operasyonel yükünüzü azaltacak akıllı iş akışlarını planlamak için İletişime geçin.

Mevcut sistemimizi değiştirmemiz gerekir mi? Her zaman değil. Önce kullandığınız araçların başvuru takibini karşılayıp karşılamadığını inceleriz. Mevcut sistem uygunsa yeni bir yazılım önermek yerine eksik iş akışlarını ve kayıt alanlarını düzenlemeye odaklanırız.

Hazır bir CRM mi öneriyorsunuz? Hayır. Tek bir hazır paket satmıyoruz. Önce süreç tarif edilir, sonra mevcut aracınız ya da ihtiyaca uygun bir araç seçilir. Özel geliştirme gerekip gerekmediğine inceleme sonunda karar veririz.

Mevcut web formumuz CRM’e bağlanabilir mi? Form altyapısı ve hedef sistem birlikte değerlendirilir. Hangi alanların aktarılacağı ve aktarım başarısız olduğunda izlenecek yol belirlenir, kararlaştırılan aktarım yöntemi deneme senaryolarıyla kontrol edilir.

Başvuruların satışa ya da kayda dönüşmesini garanti ediyor musunuz? Hayır. CRM ve otomasyon, başvuruların ve takip adımlarının düzenli izlenmesini sağlar. Satış ya da kayıt sonucu, ekibinizin takibine ve kurumunuzun koşullarına bağlıdır.

CRM, web sitesi veya reklam çalışmasının devamı olarak gündeme gelebilir. İhtiyacınızın hangi hizmetle başlaması gerektiğini görmek için Hizmetler sayfasındaki karar yoluna bakabilirsiniz.

Hangi başvuruların takibinin zor olduğunu veya hangi noktada bilgi kaybettiğinizi kısaca anlatmanız yeterlidir. Kişisel kayıt paylaşmanız gerekmez.

İletişim sayfasından yazın