Aday Öğrenci & Kayıt CRM

Kayıt dönemlerinde aday veli bilgilerinin Excel tablolarında, danışmanların kişisel ajandalarında veya telefon rehberlerinde tutulması, beraberinde bazı kronik sorunlar getirir: Aramaların gecikmesi, aynı velinin birden fazla kişi tarafından aranması (mükerrer kayıt) veya basit bir takipsizlik nedeniyle velinin rakip okula yönelmesi.

Önerdiğimiz kayıt yapısında, her aday veli rastgele bir listede değil, tanımlanmış standart aşamalardan oluşan bir akışta ilerler:

1. Yeni Başvuru: Talebin sisteme düştüğü ilk an.
2. İlk Görüşme ve İhtiyaç Notu: Veliyle iletişime geçilmesi ve temel beklentilerin not edilmesi.
3. Randevu: Kampüs ziyareti için tarih belirlenmesi.
4. Ziyaret: Fiziksel görüşmenin gerçekleştirilmesi.
5. Teklif: Eğitim paketinin sunulması ve değerlendirme süreci.
6. Kesin Kayıt: Sözleşmenin imzalanması ve sürecin tamamlanması.
7. Kayıt Olmadı: Nedeni seçilerek aday başvurusunun kapatılması.

(Kontenjan doluluk durumunda adaylar “Bekleme Listesi” aşamasında takip edilebilir.)

Bu yapı sayesinde yönetim, herhangi bir anda toplam kaç adayın hangi aşamada beklediğini tek bir ekrandan görebilir.

Dijital pazarlama faaliyetlerinde en büyük yanılgı, sadece “lead” yani form sayısına odaklanmaktır. Bir ajans size “bu ay 400 form topladık” dediğinde, bu rakam tek başına bir başarı göstergesi değildir. Kritik soru şudur: Bu 400 formun kaçı gerçekten okula adım attı ve kaçı kesin kayda dönüştü?

Kurulum sırasında tasarlanan sistemlerde, her adayın geliş kaynağı (UTM parametreleri, kampanya adı, referans kanalı vb.) kaydedilecek şekilde yapılandırılır. Böylece dönem sonunda şu analizleri yapmanız mümkün olur:

• Sosyal medya reklamlarından gelenlerin çoğu sadece fiyat sorup ayrılıyor mu?
• Web sitesindeki detaylı rehberlik yazılarını okuyarak gelen az sayıdaki veli, daha yüksek bir kayıt oranına mı sahip?
• Hangi mecra, kaynak izleme doğruluğuna bağlı olarak kesin kayıt başına en düşük maliyeti sağlıyor?

Verinin güvenliği ve sürecin sağlıklı işlemesi için “kimin neyi göreceği” konusu hayati önem taşır. Her personel her veriye erişmemeli, her kullanıcı kayıt silme yetkisine sahip olmamalıdır. Bu nedenle, kurumun organizasyon şemasına uygun bir yetki matrisini sizinle birlikte tasarlıyoruz.

Örnek Senaryo: Reklam aracılığıyla gelen bir başvuru, yetkilendirilen personel tarafından aday kartına dönüştürülür. Görevli personel ilk aramayı yaparak aşama değişikliğini gerçekleştirir ve randevu oluşturur. Randevu günü geldiğinde, koordinatör yalnızca kendi randevularını, okul müdürü ise genel aşama özetini görür. Kayıt kesinleştiğinde ise kayıt birimi işlemi sonlandırır. Bu akış boyunca, başvuru takibi için gerekli görüşme ve işlem kayıtları tarih ve saat bazlı olarak tutulur. Aday veli ve çocuk için yalnızca başvuru sürecinde gerekli alanlar kullanılır; WhatsApp sohbet geçmişi topluca aktarılmaz, sadece yetkili çalışan tarafından işlenen özet notlar kaydedilir. Kesin kayıt sonrası, yalnızca yetkili kayıt birimine gereken sınırlı veri devredilir. Çocuklara ait özel nitelikli veriler varsayılan olarak sisteme alınmaz; iletişim izinleri, saklama süreleri ve kayıt olmayan adayların silme prosedürleri kurumun yetkili hukuk danışmanı tarafından tanımlanmalıdır.

CRM kurulumu; Dijital Strateji ve Dönüşüm çalışmamızı ve kurumsal web sitesindeki form altyapısını destekleyen bir hizmet olarak yürütülür. CRM ve Otomasyon sürecimiz şöyle işler:

1. Analiz: Mevcut kayıt alışkanlıklarınızın ve darboğazlarınızın tespiti.
2. Planlama: İş akış şeması, veri alan listesi, rol-yetki tablosu ve rapor ekranlarının tanımlandığı kapsam dokümanının hazırlanması.
3. Kurulum: Seçilen araç üzerinde belirlenen alanların, aşamaların ve rapor panellerinin yapılandırılması.
4. Eğitim: Personelin sistemi etkin kullanımı için uygulamalı eğitimlerin verilmesi.
5. Devir: Hesap, yönetici yetkileri ve dokümantasyonun kurum tarafından yönetilmesini öngören devir süreci ve teklifte kapsamı belirlenen destek çalışmaları.

Tahminlerle değil, verilerle yönetmek için aşağıdaki temel metrikleri raporlama ekranlarında tanımlıyoruz:

• Toplam Benzersiz Başvuru: Belirli bir dönemde sisteme giren tekil aday sayısı.
• Kaynak Dağılımı: Başvuruların kanallara göre oranı (bilinmeyen kaynaklar ayrı satırda raporlanır).
• Kayıt Dönüşüm Oranı: Aynı dönemde açılan benzersiz başvurulardan, belirlenen kesim tarihine kadar kesin kayda dönenlerin oranı.
• Randevu Katılım Oranı: Aynı dönemde randevu tarihi gelmiş benzersiz adayların paydasında, belirlenen kesim tarihine kadar gerçekleşen katılımların payı şeklinde hesaplanır; iptal ve ertelemeler ayrı izlenir ve her aday bir kez sayılır.
• İlk Yanıt Süresi: Mesai saatlerine göre hesaplanan medyan yanıt süresi ve henüz yanıtlanmamış taleplerin takibi.

Sunduğumuz hizmet bir danışmanlık ve kurulum projesidir. Bu kapsamda şunları belirtmek gerekir:

• Otomasyon: 7/24 otomatik yanıt sistemleri veya kayıt garantisi vermiyoruz; biz süreci yönetecek disiplini ve altyapıyı kuruyoruz.
• Entegrasyon: Farklı platformlar arası teknik entegrasyonlar, seçilen araçların API imkanlarına ve proje kapsamına göre ayrıca değerlendirilir.
• KVKK ve Güvenlik: Kişisel verilerin korunması mevzuatına uyum sorumluluğu kuruma aittir. Biz, bu uyumu kolaylaştıracak yetki matrislerini ve veri saklama yöntemlerini sizinle birlikte tasarlarız.

Sistem kuruluşu ne kadar sürer? Proje takvimi; kurumun büyüklüğü, entegrasyon ihtiyaçları ve veri erişim kapsamı netleştikten sonra planlanır ve teklif aşamasında yazılı olarak sunulur.

Personelim teknolojiye uzak, sistemi kullanabilir mi? Evet, tasarım felsefemiz kullanım kolaylığı üzerindedir. Seçilen araç izin veriyorsa, karmaşık tablolar yerine sürükle-bırak mantığında çalışan görsel aşama ekranları tercih edilmektedir.

Adayların takipsiz kalmasını nasıl önleriz? Merkezi bir havuz oluşturarak, atanmamış veya belirli bir süre hareketsiz kalmış adaylar için hatırlatıcı mekanizmalar kurguluyor ve böylece takipsizlik riskini azaltmayı hedefliyoruz.

Hangi CRM aracını kullanmalıyız? Kurumunuzun bütçesine, personel sayısına ve spesifik ihtiyaçlarına göre piyasadaki en uygun araçları analiz ediyor, seçimi sizinle birlikte yaparak kurulumu buna göre gerçekleştiriyoruz.